互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的廣泛運用，不僅改變了與日常生活息息相關(guān)的衣食住行用等領(lǐng)域，也更新著人們習(xí)以為常的辦公模式。

　　智慧會議室里，跨語言溝通實時翻譯，會議簡報自動生成；用上電紙本，工作筆記方便保存，手寫體也能高效識別，從此告別紙張浪費；在線辦公軟件幫人們對低碳行為進行量化，還能轉(zhuǎn)換成碳普惠公益……種種數(shù)字化辦公解決方案不僅提升著“辦公室幸福”，也推動辦公朝著低碳節(jié)能方向加速邁進。

　　智慧會議室讓開會不再復(fù)雜

　　開會，是最常見的工作場景之一，但痛點也不少：辦公空間管理復(fù)雜、會議材料整理繁瑣、實時修改的議案無法共享、視頻連線不夠順暢、跨語言溝通障礙多……如何讓開會簡單又高效，是許多企業(yè)和單位面臨的一個難題。

　　以往開會，常見的場景是每人拿一份會議材料，有的同事還需要拿著自己的電腦，會議記錄由專人來負責(zé)，費時費力。如今，有這樣一種智慧會議室，線上預(yù)約、刷臉簽到、會議材料實時共享、會議記錄自動生成……聽起來是不是非常智能？

　　訊飛聽見政企業(yè)務(wù)部區(qū)域市場總監(jiān)李艷萍向記者介紹，這是科大訊飛的“訊飛聽見智慧會議室”智能化辦公解決方案，為政企客戶本地會議和遠程會議等場景量身打造，其中涵蓋智能錄音筆、智慧屏、智能會議系統(tǒng)、視頻會議軟件等產(chǎn)品組合，覆蓋會前、會中、會后全流程多場景的標準化數(shù)字辦公系統(tǒng)。

　　“當(dāng)你走進訊飛聽見智慧會議室，開會、交流討論、整理信息等一系列流程，動動手指就可以快速實現(xiàn)。”李艷萍說。

　　智慧會議室什么樣？從會前的會議預(yù)約、資料共享、參會提醒通知，到會中的會議簽到、遠程會議協(xié)作討論、會議內(nèi)容書寫、文件信息投屏共享，再到會后的會議紀要分享、任務(wù)分發(fā)、數(shù)據(jù)管理沉淀等全流程需求，這套智慧辦公整體解決方案都可以搞定。

　　就拿會議記錄這項工作來說，在智慧會議室解決方案中，利用智能語音轉(zhuǎn)寫、聲紋識別、自然語言處理等多項核心技術(shù)，可以將會議發(fā)言音頻實時轉(zhuǎn)寫成文字，并支持多語種的轉(zhuǎn)換。這樣一來，一方面輔助生成文字會議記錄，讓所有人都可以全身心投入到會議討論中，提升工作效率，會后只需要簡單整理即可；另一方面，智慧會議室解決方案通過全程留痕的方式，形成本地留存的會議內(nèi)容音頻、文字等資料，會議中的所有數(shù)據(jù)會形成一個專屬的知識管理庫，用戶可將會議檔案數(shù)據(jù)進行梳理、提煉、整合與分析，為管理者的戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)，真正實現(xiàn)企業(yè)管理效能的躍升。

　　李艷萍表示，目前，1小時長的會議音頻最快5分鐘就可以出稿，支持對轉(zhuǎn)寫結(jié)果實時編輯，還能夠一鍵導(dǎo)出電子文稿與音頻文件，為會后信息整理提供有力幫助。

　　除了本地化會議，遠程會議近年來越來越常見。與以往不同的是，在智慧會議室里，參會人員的發(fā)言將轉(zhuǎn)化為雙語字幕條，呈現(xiàn)在共享屏幕上，這就讓會議討論內(nèi)容更加清晰，也解決了跨國會議中語言不互通的難題。這種轉(zhuǎn)寫、翻譯的形式可以進行全文展示，即便是語速較快、內(nèi)容較多的會議，各位參會者也能跟得上節(jié)奏，不漏掉重點內(nèi)容。另外，與本地化會議類似，遠程會議中多方的發(fā)言內(nèi)容，也可逐字生成雙語的會議記錄，在會議結(jié)束后生成一個二維碼。參會人員掃描二維碼，就可看到全程的會議音頻、文字記錄等。

　　“不管是遠程會議還是本地會議，智慧會議室中配備的升降屏、麥克風(fēng)、訊飛聽見智慧屏等智能硬件，都可以通過智慧會議室系統(tǒng)進行聯(lián)動，會議信息內(nèi)容能夠快速流轉(zhuǎn)，也實現(xiàn)了無紙化辦公、低碳辦公。”李艷萍說，截至目前，訊飛聽見智慧會議室智能化辦公解決方案在北京、安徽、重慶、云南等區(qū)域落地使用。

　　無紙化辦公進一步推廣

　　在第五屆數(shù)字中國建設(shè)峰會上，一個6英寸的電紙本讓參會人員耳目一新。

　　往年的數(shù)字峰會上，每名嘉賓的桌子上會擺一本紙質(zhì)手冊。但今年，電紙本替代了紙本手冊，分發(fā)給前來參展的政務(wù)代表。不論是查看大會手冊、日程安排、峰會論壇等信息，還是在參會過程中應(yīng)用于任務(wù)督辦、流程審批、訂餐、無紙化會議等，在這樣一個可以單手持握、隨身攜帶的小小電紙本上，都可以輕松實現(xiàn)，全流程不浪費一張紙。

　　不少參會人員說，這樣的無紙化辦公新體驗，科技感十足，在提升工作協(xié)同效率的同時，還積極響應(yīng)了低碳環(huán)保理念。

　　無紙化，是辦公領(lǐng)域向低碳環(huán)保邁進的重要方向。記者了解到，數(shù)字中國建設(shè)峰會上的電紙本是漢王科技的產(chǎn)品。漢王科技副總裁王杰接受本報采訪時表示，在“雙碳”目標大背景下，漢王手寫電紙本符合環(huán)境友善和環(huán)境永續(xù)的設(shè)計理念，已逐漸成為商務(wù)、政務(wù)等多領(lǐng)域推行無紙化辦公的新舉措。

　　以漢王手寫電紙本N10為例，10.3英寸的大尺寸電子紙墨水屏，就像一個中等大小的筆記本。N10的墨水屏創(chuàng)新性地去掉了電容屏和導(dǎo)光板，屏幕具備極強的透光性，從而給予使用者真實的紙感。配備的一支無線無源壓感電磁筆，不需要充電，還可以實現(xiàn)鋼筆、毛筆、鉛筆等不同筆型的書寫體驗，無論是移動輕量辦公還是數(shù)字閱讀批注等各類需求都可以滿足。

　　“我是第一次使用這種電紙本，感覺非常驚喜，真的就像在紙張上閱讀、書寫一樣，完全滿足了我的辦公需求。機身纖薄，攜帶起來也非常方便。”福州市民林先生在現(xiàn)場體驗N10后說。

　　王杰介紹，許多職場人士比如采購、銷售、中介等崗位以及記者、編輯等文字工作者，在多人會議或者一對一訪談交流等工作場景中，都需要大量記筆記，有了電紙本，不僅大大減少了紙張的使用，還可以一邊寫一邊思考，隨時進行擦除、補充等編輯。記錄完后，電紙本還能自動進行文字識別，高精度地生成標準word文檔，以便對大量數(shù)據(jù)做進一步應(yīng)用。事后，用戶通過關(guān)鍵詞搜索，可以直接定位到想要搜尋的筆記內(nèi)容。

　　“有時候一名產(chǎn)品經(jīng)理上午去走訪上游供應(yīng)商，下午又要和下游客戶進行溝通，如果使用紙質(zhì)筆記本，可能得分別使用不同的筆記本來進行區(qū)分，如果是同一個筆記本，一般只能以時間順序線性排列。但使用電紙本記錄的筆記，能方便地歸納、整理和搜索，儲存在不同文件夾，相當(dāng)于同時擁有多本筆記本。日歷和便簽等小功能也非常方便使用。”王杰舉例解釋。

　　便捷智能的辦公體驗，離不開科技的支持。這其中，無線無源壓感電磁筆和后臺數(shù)據(jù)的自然語言處理等都是漢王的核心技術(shù)，內(nèi)置的OCR(光學(xué)字符識別)識別技術(shù)還曾獲得國家科技進步獎項。考慮到辦公領(lǐng)域的節(jié)能降碳需求，電紙本的優(yōu)勢非常明顯。王杰給記者算了一筆賬，平板電腦一般使用五六個小時，電池就會耗盡，而電紙書在顯示時不耗電，只在翻頁時耗電，能耗非常低，充滿電后可持續(xù)使用1周以上。

　　這種無紙化辦公的解決方案還可以在智慧政法、智慧檔案、智慧民生、智慧金融、智慧教育等各大場景中廣泛使用。尤其是在公檢法系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)等，卷宗、病例、檔案都需要數(shù)字化、去紙質(zhì)化，方便后續(xù)的處理和流轉(zhuǎn)。

　　在企事業(yè)單位中，無紙化辦公的趨勢已非常明顯。去年7月，人社部辦公廳發(fā)布《電子勞動合同訂立指引》，指導(dǎo)用人單位與勞動者以可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文為載體，使用可靠的電子簽名訂立勞動合同。

　　“我們在公司的智能辦公平臺上加入了入職、合同續(xù)簽、離職等功能，人力部門不需要使用紙質(zhì)材料就能夠進行信息核實、歸檔等，全部工作都能在線上完成。”某大型企業(yè)運營平臺部總監(jiān)李濤說，公司推行無紙化辦公后，預(yù)計一年就可節(jié)約紙張32萬余張。

　　在李濤看來，推廣無紙化辦公不是簡單減少或者取消紙張的使用，而是要通過建立無紙化辦公流程和成熟的工作平臺，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，將傳統(tǒng)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上流程，“我們將報銷工作也納入智能辦公平臺，實現(xiàn)無紙報銷、自動審批，省去了打印電子發(fā)票、貼票、填單等流程，不但節(jié)約了紙張，也大幅提高了工作效率。”李濤說。

　　隨著電紙書、電子合同、電子簽章、數(shù)字政務(wù)等的進一步推廣，無紙化辦公的應(yīng)用場景將更加廣泛，有力促進綠色低碳發(fā)展。

　　綠色辦公轉(zhuǎn)化為碳普惠公益

　　最近，在浙江余杭某科技公司上班的江姍有了一個新習(xí)慣：結(jié)束一天的工作后，她習(xí)慣性地打開手機上的在線辦公軟件釘釘，查看自己一天的碳減排量。

　　“釘釘上的碳減排功能，為大家的低碳辦公行為提供了可視化、可量化的窗口。大家還會把自己的碳減排量曬到釘釘‘看看’，比比誰當(dāng)天的工作更低碳環(huán)保。”江姍說，如今在公司里，低碳辦公已經(jīng)成為一種新風(fēng)尚。

　　原來，為了進一步倡導(dǎo)綠色辦公、踐行節(jié)能減排，釘釘聯(lián)合北京綠色交易所對釘釘上減碳數(shù)字化場景進行權(quán)威認證，推出碳普惠公益產(chǎn)品“釘釘碳減排”，用戶可查看自己每天、每月在釘釘辦公實現(xiàn)的碳減排量。

　　“這些碳減排量來自線上發(fā)起日志、線上發(fā)起審批、視頻會議、電話會議等11種低碳辦公行為。”釘釘總裁葉軍向本報介紹，比如用戶使用釘釘?shù)娜罩竟δ埽梢蕴娲€下寫日志，減少匯報過程中帶來的紙張消耗，通過科學(xué)測算，用戶每次提交周報、日志等在線記錄的行為，可減少6.4克碳排放。與之類似，使用移動審批功能，也可替代傳統(tǒng)線下審批帶來的紙張消耗，每次提交審批，同樣可以減少6.4克碳排放。

　　此外，在釘釘上辦公，使用視頻會議功能可替代城市交通帶來的油耗，每個人參加1個小時視頻會議，最高可減少2.23千克碳排放；使用線上考勤打卡功能，替代了原本紙質(zhì)文檔處理的考勤表單，組織每日使用考勤功能，可減少29.1克碳排放……

　　“雖然每個低碳辦公行為帶來的碳減排量是微不足道的，但長期堅持下來，看到個人和組織的碳減排量不斷累積增長，真的很有成就感。”江姍介紹，“釘釘碳減排”功能上線以來，她所在的科技公司已在釘釘平臺成功減排2.57噸。

　　用戶在釘釘平臺通過綠色辦公行為獲得的“低碳能量”，不僅僅是一個數(shù)字，還可以用于兌換一些優(yōu)惠券或進行公益捐贈等。

　　“我獲得的‘低碳能量’，可以用來捐贈給四川綿陽的老河溝保護區(qū)、北京的野鴨湖濕地，每捐贈130克低碳能量，可守護1平方米的保護地、濕地，還有‘守護家鄉(xiāng)河行動’，每捐贈8千克能量，可守護1米的家鄉(xiāng)河。這些捐贈行為，背后都有對應(yīng)的公益組織去執(zhí)行。”江姍說，受到她和同事們歡迎的另一項功能是，低碳能量還可以在釘釘平臺兌換奶茶、快餐或天貓超市的優(yōu)惠券。“在低碳辦公的同時還能獲得一些‘小福利’，大家都覺得在線辦公為我們的生活和環(huán)境帶來了積極改變。”

　　第三方機構(gòu)最新數(shù)據(jù)顯示，作為數(shù)字化協(xié)同辦公平臺的釘釘，7月份的月活躍用戶數(shù)達到1.91億。大量用戶的在線辦公實踐，帶來實實在在的碳減排效果。葉軍表示，釘釘倡導(dǎo)利用數(shù)字技術(shù)助力節(jié)能減排，就是希望讓每個企業(yè)和組織都能更便捷、更低門檻地加入減碳行列，讓其通過日常的綠色辦公行為，減少自然資源的消耗，同時加速進入數(shù)字化時代。在數(shù)字辦公領(lǐng)域，釘釘還將為實現(xiàn)“雙碳”目標繼續(xù)貢獻力量。

　　葉 子